Die Schönwetterbuchung und ihre Regeln.
Die Schönwetterbuchung und ihre Berechtigung
Beispiel 1: Im Drehbuch eines Films wird eine Szene wie folgt beschrieben: "Draußen. Es ist schönes Wetter, die Sonne scheint". Regenwetter am Drehtag dieser Szene wäre also alles andere als zutreffend.
Beispiel 2: Im Briefing einer Werbeagentur sind alle Produktfotos der geplanten Werbekampagne nur bei schönem Wetter vorgesehen. Bei dem Produkt handelt es sich um eine Sonnencreme.
Es ist der durchaus nachvollziehbare Wunsch der Produktion, Szenen nur dann zu drehen, wenn am Drehtag und am Außenset auch die im Drehbuch oder im Layout beschriebenen Bedingungen vorherrschen. Produkte oder Szenen, die nur bei Sonnenschein Sinn ergeben, werden sicherlich kaum bei Regenwetter geplant.
Beide Beispiele verdeutlichen die Sinnhaftigkeit der gesuchten Wetterbedingung, nämlich die nach Schönwetter. Dazu muss man wissen, dass der Aufwand, einen Regentag wie einen Sonnentag aussehen zu lassen, vor allem bei Außenaufnahmen so erheblich ist, dass die findige Film- und Fotobranche den Schönwettertag ins Leben gerufen hat, um für wetterabhängige Produktionen die Möglichkeit zu schaffen, bei Schlechtwetter auf einen anderen Aufnahmetag mit Schönwetter ausweichen zu können und dabei die Kosten für das Verschieben zu reduzieren und zu minimieren. Diese Lösung stellen wir vor.
Der Weg zur Schönwetterbuchung
Location Buchungen sind Festbuchungen
Die Buchung einer Location ist grundsätzlich eine Festbuchung, die durch einen Motivvertrag bestätigt und mit
dem Vertragsschluss rechtsverbindlich wird. Die Schönwetterbuchung stellt eine Ausnahmeregelungen zur Festbuchung dar und bietet eigene, auf die Terminverlegung angepasste Konditionen an.
Die Ausnahmeregelung bezieht sich demnach allein auf die Flexibilität bei der Wahl der Aufnahmetage und dadurch auf die Möglichkeit, die gebuchte Anzahl von Tagen wetter-flexibel nutzen zu können oder eben nicht nutzen zu müssen und ungeeignete Termine zu verschieben. Einfacher ausgedrückt: der gebuchte Aufnahmetag wird im Gegensatz zur Festbuchung flexibler gehandhabt.
Wetterbedingte Buchungen werden als „Schönwetterbuchung“ bezeichnet.
Ist eine Produktion, die Aufnahmen nur bei Schönwetter durchführen möchte, also maßgeblich vom Wetter und der Wetterlage am Aufnahmeort und am Aufnahmetag abhängig, kündigt die Produktion bereits bei der Anfrage eine Schönwetterbuchung an. Die Motivgebenden können die Anfrage vorab prüfen und abwägen und stimmen der Ausnahmeregelung und deren Konditionen zu, wenn sie die Anfrage annehmen.
Wetterbedingte Buchungen werden also bereits vorab gegenüber den Vermietenden ausdrücklich als solche angekündigt und derart bezeichnet. Alle unter diesen Konditionen reservierten oder gebuchten Nutzungstage, werden von nun an Schönwettertage genannt. An diesen so genannten Tagen steht fest: eine Schönwetterlage ist unbedingte Voraussetzung.
Mit diesem System stellt auch die Kombination einer Festbuchung mit einer Schönwetterbuchung kein Problem dar, da die wetterabhängigen Tage von der Produktion als solche benannt und gekennzeichnet wurden und dem Drehplan oder der Dispo der Produktion entsprechen.
Eine weitere Besonderheit der Schönwetterbuchung ist die gleichzeitige Reservierung von möglichen Ersatzterminen. Dies sind Tage, die allein dazu reserviert werden, um den eigentlich geplanten Schönwettertag problemlos verschieben zu können ohne erneut die Verfügbarkeit der Location mit den Motivgebenden prüfen zu müssen. Dieses Prinzip dient ebenfalls dem Zweck, den Schönwettertag schnell, flexibel und fristgerecht absagen zu können und den alternativen, bereits reservierten Termin an dessen Stelle zu buchen.
Ersatztermine mit der Location zu vereinbaren und vorsorglich zu reservieren, gehört für mich zu einer sinnvollen Maßnahme, um nicht nur die Location, sondern auch mein großes Team auf mögliche neue Termine vorbereiten zu können und dadurch einen flexiblen Handlungsspielraum für alle Beteiligten aufrechtzuerhalten. Das Wetter bleibt bis zu einer einigermaßen verbindlichen Wettervorhersage ein unbekannter Faktor: es macht was es will.
Eine „Schönwetterbuchung“ immer mit Ersatztermin verschieben
Muss ein Aufnahmetag aufgrund von Schlechtwetter tatsächlich verschoben werden, weil Aufnahmen und Szenen
aufgrund der bestehenden Wetterlage am Schönwettertag nicht durchführbar sind, wird ein reservierter Ersatztermin als
Alternative zum ursprünglichen Termin von der Produktion bestimmt.
Ersatztermine datieren i.d.R. innerhalb eines Zeitraumes von 28 Kalendertagen nach dem ersten Schönwettertag. Die Anzahl der Ersatztermine entspricht immer der Anzahl der Schönwettertage: wurden 2 Schönwettertage gebucht, wurden entsprechend 2 Ersatztermine reserviert.
Reservierung. Ersatztermine werden von Produktionen i.d.R. zusammen mit Schönwettertagen angefragt und reserviert und als solche, bei der Anfrage und Reservierung sowie bei der Buchung im Motivvertrag bezeichnet.
Konditionen: Wird ein Schönwettertag aufgrund von Schlechtwetter von der Produktion abgesagt, tritt an dessen Stelle
automatisch der reservierte Ersatztermin und gilt als gebucht. Dabei entspricht der Ersatztermin in Art, Umfang und
Konditionen dem abgesagten Schönwettertag.
Umfang. Umfassen die Dreharbeiten bei Schönwetter mehrere Drehtage, können entsprechend mehrere Ersatztage reserviert werden. Das System bleibt gleich: Schönwettertage können durch Ersatztermine ersetzt werden.
Die Buchungskonditionen der Schönwetterbuchung
Das Verschieben und Annullieren von Schönwettertagen ist mit dem Motivvertrag und durch die darin vereinbarten Buchungskonditionen der Schönwetterbuchung geregelt. Diese Konditionen regeln sowohl die Fristen wie auch die entsprechenden Kosten.
1. Deadlines, die Absagefristen der Schönwetterbuchung
Zu den Buchungskonditionen einer Schönwetterbuchung gehören die Absagefristen - die sogenannten Deadlines. Eine Deadline besagt, dass zu einem festen Zeitpunkt eine bestimmte Aktion erfolgen muss. Im Fall der Schönwetterbuchung wird ein Zeitpunkt festgelegt, zu dem die Zu- oder Absage der Produktion für einen bestimmten Tag erfolgt. Da eine Deadline grundsätzlich immer an ein Datum und an eine Uhrzeit gebunden ist, gilt für Schönwetterbuchungen immer der Tag (Datum) und der Mietbeginn (Uhrzeit) des ersten gebuchten Schönwettertages.
Schönwettertage werden, i.d.R. am jeweiligen Vortag, 24 Stunden vor dem vereinbarten Mietbeginn direkt beim Motivgebenden zu- oder abgesagt.
• Als rechtzeitige Absage gilt: spätestens 24 Stunden vor Beginn der vereinbarten Mietzeit.
• Als nicht rechtzeitige Absage gilt: weniger als 24 Stunden vor Beginn der vereinbarten Mietzeit.
Die Deadlines für Schönwetterbuchungen sind für beide Vertragsparteien fair und sinnvoll. So verhindert diese Regelung, dass Motivgebende allzu lange auf die Entscheidung der Produktion warten müssen und die Location während der Wartezeit auf "stand-by" zu halten. Sobald die Absage kommt, können die Motivgebenden die Location selbst nutzen.
Und die Produktion hat eine realistische Chance den Wetterbericht vorab noch einmal letztmalig kritisch prüfen zu können, denn in der Regel genügen 24 Stunden vor einem Termin, um Wetterrisiken weitgehendst ausschließen zu können. Nach dieser Prüfung und noch vor Ablauf der vereinbarten Deadline (Absagefrist) setzt die Produktion die Motivgebenden über die Entscheidung in Kenntnis: der Drehtag kann wie geplant stattfinden, da das Wetter schön werden soll oder schön bleibt oder: der Drehtag muss abgesagt und gleichzeitig auf den reservierten Ersatztermin verschoben werden.
2. Vergütung eines verschobenen Schönwettertages - mit Ersatztag
Das Prinzip des Verschiebens kann nur mit einem Ersatztermin funktionieren. Denn Festbuchungen, die ohne wichtigen Grund abgesagt werden, können von Motivgebenden mit 100 % Ausfallvergütung berechnet werden. Ein Aufnahmetag, der als Schönwettertag auf einen Ersatztermin verschoben wurde, wird jedoch mit entsprechenden flexibleren Konditionen versehen, die sich auch auf die Kosten bei einer Absage bzw. beim Verschieben auswirken.
Maßgeblich für die Höhe der Ausfallvergütung ist die Einhaltung der Deadline.
Erfolgt die Absage der Produktion rechtzeitig, also innerhalb von 24 Stunden vor Produktionsbeginn? Oder erfolgt die Absage der Produktion nicht rechtzeitig, also weniger als 24 Stunden vorher?
Die Ausfallvergütung für das "Verschieben" eines Schönwettertages wird wie folgt berechnet
• 0 % der „Motivmiete“, bei rechtzeitigem Absagen und Verschieben
• 50 % der „Motivmiete“, bei nicht rechtzeitigem Verschieben
Um die ungewohnten Fachbegriffe und Konditionen etwas verständlicher darzustellen hilft ein Beispiel.
Fallbeispiel einer Absage mit Verschieben für einen Schönwettertag in chronologischer Reihenfolge:
- Gebucht wurde 1 Schönwettertag (Dienstag, 11. Juni) mit 1 Ersatztermin (Mittwoch, 12. Juni)
- Die Buchung erfolgt laut Motivvertrag am Dienstag, den 11. Juni, 08:00 Uhr.
- Am frühen Morgen des Vortages, am Montag, den 10. Juni, um 07:00 Uhr - prüft die Produktion letztmalig den Wetterbericht für Dienstag und für Mittwoch, den Ersatztag.
- Der Wetterdienst prognostiziert gutes Wetter für Mittwoch. Die Regenwahrscheinlichkeit für Dienstag beträgt 60 %.
- Am selben Vormittag, am Montag, den 10. Juni, vor 08:00 Uhr hat die Zu- oder Absage der Produktion bei den Motivgebenden zu erfolgen (>/= 24 Stunden vor Mietbeginn).
- Die Produktion sagt den Schönwettertag Dienstag, 11. Juni am Montagmorgen um 7:55 Uhr rechtzeitig telefonisch ab und verschiebt die Produktion auf den reservierten Ersatztermin, auf Mittwoch, den 12. Juni.
- Am Mittwoch, den 12. Juni um 08:00 Uhr beginnt die Produktion bei strahlendem Sonnenschein.
Was geschieht wenn die Absage nicht rechtzeitig erfolgt?
Sollte eine Produktion nicht rechtzeitig absagen, werden die Kosten halbiert, da trotz des Komplettausfalls eines Nutzungstages nach wie vor ein Ersatztermin in Anspruch genommen wird. Die Lösung entspricht einer Art Kulanz - einem kleinen Entgegenkommen, obwohl eine der vereinbarten Konditionen von der Produktion nicht eingehalten wurde.
3. Absage einer Schönwetterbuchung - ohne Ersatztermin
Abgesagte Schönwettertage ohne Ersatztermin werden mit einem vollen Ausfall berechnet und werden zu 100 % vergütet. Kann die Produktion eine Buchung nicht durchführen, weil das dringend benötigte Schönwetter zum Zeitpunkt des Mietbeginns nicht vorliegt und können die Aufnahmen nicht auf einen Ersatztermin verschoben werden, muss die Buchung vollständig abgesagt oder annulliert werden.
Da kein Ersatztermin vereinbart wurde, erlischt der Anspruch auf „Verschieben“.
Die Ausfallvergütung für eine abgesagte Schönwetterbuchung ohne Ersatztermin beträgt
• 50 % der Kosten Motivmiete, bei rechtzeitiger Absage >/= 24 Stunden
• 100 % der Kosten Motivmiete, bei nicht rechtzeitiger Absage </= 24 Stunden
• 100 % der Kosten Motivmiete + die anteiligen Nebenkosten, für wetterbedingt, abgebrochene Nutzungstage
Wichtige Hinweise für Schönwetterbuchungen:
- Wird ein gebuchter Schönwettertag nicht rechtzeitig abgesagt und wird der Ersatztermin nicht innerhalb von 28 Tagen nach dem ursprünglichen Termin wahrgenommen, wird die vereinbarte "Motivmiete" in vollem Umfang, zu 100 %, fällig.
- Nebenkosten sind Betriebskosten und auf Verbrauch und Aufwand ausgelegt. Kein Verbrauch, keine Kosten.
- Für bereits in Anspruch genommene Leistungen besteht kein Anspruch auf Erstattung.
- Angefangene Leistungen sind von der Produktion in vollem Umfang zu vergüten.
- Erstattungen erfolgen mit Beleg als „Gutschrift“ auf das Konto der Vertragspartei.
- Handelt es sich um eine Buchung mit Folgetagen muss die Produktion jeden Tag einzeln stornieren und dies jeweils rechtzeitig, mindestens 24 Stunden vor dem jeweiligen Tag und Mietbeginn.
Fazit
Gerade bei Dreharbeiten im Außenbereich ist das Bedürfnis nach Schönwetter verständlicherweise hoch. Eine nachgestellte Poolparty am verregneten Pool mit triefenden Models ist so werbewirksam wie ein klatschnasser Pudel, dessen Locken völlig außer Form geraten sind. Natürlich gibt es sowohl für Filmschaffende wie für Fotografen viele Behelfsmittel auch einen wolkenverhangenen dunklen Regentag, wie einen sonnigen Tag im Hochsommer aussehen zu lassen, aber der Aufwand ist groß und nicht zu unterschätzen.
Gegen den Regen und die Feuchtigkeit helfen wasserfeste Planen über dem Equipment, Hilfsmittel wie Boxen, Schirme über den Köpfen, Gummistiefel und Überzieher. Das fehlende Licht und die fehlende Sonne, den fehlenden Schatten und die nicht vorhandenen Kontraste gleichen Tageslichtleuchten, Blitze und Aufheller, etc. aus. Auch gibt es Problemlöser gegen Gänsehaut, blaue Finger und Füße und gegen rote Augen.
Aber es gibt Probleme die sind vor Ort nicht lösbar wie z.B. der nicht vorhandene blaue Himmel, der doch unbedingt mit aufs Bild sollte. Hier hilft nur noch die digitale Bildbearbeitung, die Nachbearbeitung.
Alle genannten Faktoren und Problemlöser kosten Geld und Zeit und Zeit kostet wiederum Geld.